Formación sin LMS: aprendices nombrados, certificados y registros desde un enlace compartido

La mayoría de las herramientas de formación asumen que tienes un sistema de gestión de aprendizaje. Synthesia, HeyGen y Colossyan hacen el vídeo; se espera que un LMS lo reparta y mantenga los registros. Para una gran empresa con un departamento de L&D, eso está bien. Para un negocio de 40 personas, una franquicia o una agencia que forma al personal de un cliente, comprar y gestionar un LMS solo para descubrir quién vio un vídeo supone mucho gasto general.

Hay una opción más sencilla: dejar que el jugador conserve los registros.

Lo que realmente hace un LMS por ti

Elimina los catálogos de cursos y las pantallas de administración, y la mayoría de los equipos pequeños usan un LMS para cinco cosas:

1. Asignar formación a personas concretas.
2. Controlando el acceso para que solo esas personas puedan abrirlo.
3. Registro de resultados: quién lo completó, su puntuación y si aprobó.
4. Pruebas, normalmente un certificado o un registro exportable.
5. Persiguiendo, viendo quién aún no ha empezado.

Si el jugador que entrena puede hacer esas cinco cosas, puede que no necesites el LMS en absoluto.

Cómo funcionan los enlaces de compartir rastreados

Un enlace de compartir es una dirección web que abre la formación en cualquier navegador, sin aplicación ni cuenta. Por sí solo, un enlace de compartir es anónimo: sabes cuántas personas lo abrieron y qué respuestas se hicieron clic, pero no quiénes las pulsaron.

El cambio consiste en hacer que el enlace sepa quién está vigilando. En los planos de Interactive Training y Agency de Reigniter, cada módulo tiene tres ajustes de acceso:

La tercera configuración es la más cercana a un LMS. Cada persona invitada recibe un enlace personal que actúa como su inicio de sesión. En él se listan los módulos asignados, cómo le fue y sus certificados.

Preparándolo, paso a paso

1. Añadir a tu gente

Añade aprendices a mano, o impórtalos desde Excel, un CSV o una lista pegada, con las columnas preparadas para ti. Si formas a personas para varias organizaciones, archiva a cada persona bajo un cliente.

2. Elegir quién puede abrir cada módulo

Abre la configuración de acceso del módulo y elige una de las tres opciones anteriores. Para la formación del personal con una lista conocida, elige Solo personas que añada y selecciona los aprendices.

3. Establecer las reglas

Tres controles convierten un vídeo en una evaluación:

• Un intento. Una vez que un aprendiz termina, el módulo se cierra para él y su resultado se mantiene.
• Un temporizador. Una cuenta atrás desde el límite que estableciste. Si se acaba el tiempo, el intento se marca como fallido.
• Una nota de aprobado. La puntuación, como porcentaje de preguntas respondidas correctamente, cuenta como aprobado.

4. Invitar

Envía invitaciones por correo electrónico o copia el enlace personal de cada persona y mándalo como prefieras. Cualquiera que no tenga dirección de correo electrónico puede recibir su enlace directamente.

5. Observa cómo llegan los resultados

El panel de formación muestra quién está cursando un módulo ahora mismo, y para cada persona sus respuestas, puntuación, tiempo necesario y si ha aprobado. Las personas que fueron invitadas pero no han empezado también lo muestran, lo que facilita la persecución.

6. Exportar los registros

Descarga los resultados en formato CSV para tus propios registros, una hoja de cálculo o un informe de cliente. Cada alumno puede imprimir su certificado o guardarlo en PDF desde su propia página.

Formación del personal de los clientes: la configuración de la agencia

Las agencias y consultores tienen un problema adicional: varios clientes, cada uno con su propio personal y sus propios módulos, y ninguno debería verse entre sí.

Archivar aprendices y módulos bajo un cliente soluciona eso. A cada cliente se le puede asignar una página que lista todos los módulos que cualquiera pueda abrir en ese cliente. Los módulos solo por invitación permanecen en la propia página de cada persona. El plan Agency incluye hasta diez espacios de trabajo para clientes, y como Reigniter también crea anuncios y activos de marca, la misma cuenta puede ofrecer el vídeo de marketing del cliente y la formación de su personal en su marca. La página de la serie de campañas muestra el lado de marketing de eso.

¿Cuándo deberías seguir usando un LMS

Un enlace compartido con seguimiento no sustituye todos los LMS. Quédate o compra uno si:

• Necesitas rutas de aprendizaje en decenas de cursos de muchos proveedores,
• Tu organización requiere acceso único a la formación,
• Los sistemas de RRHH deben leer automáticamente los registros de formación,
• Un regulador especifica un sistema o formato particular.

Si tienes un LMS, exporta el módulo como un paquete SCORM 1.2, opcionalmente con xAPI a tu propio LRS. Comparamos los dos estándares en SCORM frente a xAPI para equipos pequeños.

Haciendo que el entrenamiento merezca la pena seguir

Los registros solo importan si la formación pide algo. Algunas reglas que hacen que los resultados sean significativos:

• Un objetivo por módulo, escrito como "al final, el alumno puede...".
• Un punto de control cada dos o tres pasos, poniendo a prueba una decisión en lugar de una definición.
• Las respuestas incorrectas vuelven a la escena que enseña el punto, así que un alumno que se equivoca ve el paso de nuevo y lo intenta una vez más.
• Sé breve. Unos minutos concentrados superan a un módulo largo que la gente abandona.

Si tu entrenamiento empieza con slides, PowerPoint a los vídeos de entrenamiento para convertir una baraja en un módulo con puntos de control.

Cuánto cuesta

El seguimiento (clientes, aprendices nombrados, invitaciones, un intento, el temporizador, resultados en vivo, registros y certificados) está en el plan de Interactive Training a $149 al mes con 238 créditos, y en Agency a $199 al mes con 318 créditos. Interactive Training también incluye exportación ilimitada de SCORM 1.2 , sin llamada de ventas. Los créditos pagan por la creación del vídeo; cada acción muestra su coste de crédito antes de ejecutarse, y los trabajos fallidos son devueltos. Consulta precios o la página de formación de empleados para todo el producto de formación.